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7 Herramientas de Gestión para convertirte en un gerente de alto impacto

16 de septiembre 2021

La gestión gerencial consiste en técnicas y estrategias que facilitan el control de todos los procesos en tu empresa. Conoce las herramientas de gestión empresarial para un desarrollo óptimo.

PAD Escuela de Dirección

Autor:
PAD Escuela de Dirección

Índice

1. Balanced Scorecard (BSC)
2. Benchmarking
3. Reingeniería de procesos (BPR)
4. Gestión de la calidad total (TQM)
5. Matriz BCG
6. Gestión del tiempo
7. Conversaciones difíciles

 

En una organización, la gestión es un elemento fundamental para alcanzar metas y objetivos en el corto, mediano y largo plazo. Si bien el éxito de cualquier modelo de gestión depende, en primer lugar, de una correcta planificación, su ejecución efectiva requiere de una serie de herramientas de la gestión empresarial que permitan optimizar su desarrollo y dirigirlo en la dirección más conveniente para la empresa.

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Así, las herramientas de gestión gerencial son, por lo general, sistemas y modelos (técnicas y estrategias) que facilitan y aumentan el control y el conocimiento de todos los procesos y actividades de una organización. Además, refuerzan la labor de conducir a los distintos jefes de área en la empresa.

Estos sistemas de gestión se apoyan en modelos informáticos que automatizan los procesos de una empresa. Además, integran a los diversos profesionales y áreas organizacionales, facilitan el trabajo colaborativo, alinean objetivos y, en definitiva, otorgan la eficacia y productividad que desea todo gerente.

En términos cualitativos, estas herramientas de un gerente tienen la ventaja de mostrarte los procesos de cada área de tu empresa sin invertir mucho tiempo en ello. Hacen que los colaboradores adviertan de la necesidad de replantear su eficiencia; evitan gastos innecesarios en todos los niveles organizacionales y permiten enfrentar los constantes cambios del mercado para asegurar una posición más competitiva.

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Asimismo, en toda herramienta de gestión debe predominar la simplicidad de su uso; es decir, un sistema que permita conocer los procedimientos de tu empresa de manera sencilla y cómoda, sin lugar a dificultades o complicaciones. Mediante estas herramientas gerenciales determinarás las acciones y los recursos que utilizarás en los distintos niveles de tu empresa. En síntesis, determinarás el futuro de tu negocio.

A continuación, te presentamos cinco herramientas de trabajo de un gerente general que harán más óptima y eficaz tu labor gerencial en la organización.

1. Balanced Scorecard (BSC)

El balanced scorecard (BSC) o cuadro de mando integral (CMI) es una herramienta de gestión que, a través de la medición del cumplimiento de los objetivos estratégicos, te permite evaluar el desempeño global de tu organización mediante indicadores controlados por un software para gestión.

Los principales aspectos que controla esta herramienta son las finanzas, la calidad de tu producto o servicio, los procesos internos, la capacitación del personal y hasta el crecimiento comercial.

El BSC induce una serie de resultados que favorecen la administración de tu compañía, pero para lograrlo es necesario que implementes la metodología para monitorear y analizar los indicadores obtenidos del análisis. Esta herramienta te brinda ventajas como:

  • Alineación de los empleados hacia la visión de la empresa.
  • Comunicación hacia todo el personal de los objetivos y su cumplimiento.
  • Redefinición de la estrategia en base a resultados, etc.

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2. Benchmarking

El benchmarking es una herramienta que permite realizar un seguimiento a tu competencia directa o líderes en el mercado con el fin de evaluar sus productos, servicios, procesos, entre otras variables, para compararlos con los tuyos, identificar lo mejor y adaptarlo (con mejoras adicionales) a tu empresa.

No obstante, benchmarking no significa espiar y copiar simplemente, sino tomar como referencia los mejores aspectos de otras empresas para luego aplicarlos en la tuya con agregados creativos. La idea es que superes cualitativamente a tu competencia.

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3. Reingeniería de procesos (BPR)

La reingeniería de procesos es una opción a la que recurres cuando hacen falta cambios más profundos y radicales en tu empresa. Empero, no está relacionado a hacer mejoras marginales sino a dar pasos gigantescos en rendimiento. La reingeniería determina en primera instancia qué debe hacer una empresa y cómo debe hacerlo.

Así, consiste fundamentalmente en la revisión y el rediseño radical de los procesos de tu empresa para alcanzar mejoras superlativas en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento enfocadas, por lo general, en reducción de costos, calidad, servicio y disponibilidad (rapidez).

4. Gestión de la calidad total (TQM)

Esta herramienta de gestión de calidad involucra a todos los miembros de tu organización en el mejoramiento continuo de la calidad en todos los aspectos de la empresa. Busca mejorar la calidad de manera continua, gradual y a largo plazo, y no solo se centra en los productos o servicios. Con el TQM también puedes mejorar la calidad en insumos o materia prima, procesos, atención al cliente, gestión con proveedores, etc.

De la mano con los demás gerentes, llevarán a cabo los siguientes procesos:

  • Planificar la mejora de la calidad.
  • Definir políticas de calidad.
  • Establecer normas o estándares de calidad.
  • Elegir responsables del aseguramiento o control de la calidad.
  • Implementar sistemas de calidad.
  • Establecer medidas de control de calidad.

5. Matriz BCG

Es una herramienta de planeamiento con la que realizas un análisis estratégico del portafolio de tu compañía en base a dos factores: la tasa de crecimiento de mercado y la participación de mercado.

Su propósito es ayudarte en la toma de decisiones de distintos enfoques dirigidos a los diferentes tipos de negocios o sus unidades estratégicas (UEN). Dicho de otro modo, indica en qué empresas o áreas debes priorizar la inversión.

6. Gestión del tiempo

El gran reto de muchos gerentes es dar un buen uso a su tiempo. Los cargos gerenciales que implican la gestión de varias actividades importantes a la vez requieren de habilidades de autogestión, planificación, priorización y programación especiales, especialmente si se trata de dirigir proyectos o tareas en cadena.

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En ello recae la importancia de la gestión del tiempo para priorizar las actividades de acuerdo a su relevancia y urgencia dentro de plazos estipulados. Para ello, puedes utilizar distintas aplicaciones digitales o herramientas de gestión de proyectos, entre las cuales están:

  • Harvest. Con una interfaz intuitiva, te permite realizar un seguimiento del tiempo que inviertes por cliente, proyecto y tarea individual.
  • Sesame. Sistema de control de horarios que permite a los usuarios realizar su propia gestión del tiempo y organizar tareas.
  • Jiffy. Contiene un temporizador encargado de medir el tiempo invertido en cada tarea, proyecto o cliente.
  • Basecamp. App que organiza tus proyectos y comunicaciones internas en un solo lugar.
  • Trello. Permite la creación de listas de tareas para uno o varios usuarios. Es ideal para la gestión de proyectos.

7. Conversaciones difíciles

En una organización se presentan numerosas ocasiones en las que surgen desacuerdos. Las conversaciones difíciles son parte de la vida empresarial y siempre serán un desafío. Sin embargo, sus resoluciones dependen de tu habilidad para conversar las diferencias, manejar situaciones conflictivas (controlar el temor y la ansiedad) y liderar con solvencia.

Del mismo modo, pon tu atención en cómo dar feedback correctamente, porque puede ayudar al desarrollo personal y profesional de tus colaboradores en forma exponencial. Debes ser asertivo y estar abierto a escuchar a todas las partes para entregar tu retroalimentación de manera amable. Esto resulta clave para tener un impacto positivo en la otra persona durante una conversación difícil.

Finalmente, si bien estas siete herramientas optimizan los más variados sectores de tu negocio, tú eres quien elige qué herramientas gerenciales son las más adecuadas para tu modelo de empresa en base a tus criterios de operación y eficacia.

El Programa de Dirección General del PAD-Escuela de Dirección te ofrece las mejores herramientas y estrategias para impulsar tus planes de crecimiento o sostenibilidad empresarial en el mercado. 

El programa ubica a los participantes en los problemas propios de las gerencias funcionales y de la gerencia general, llevándolos permanentemente a la toma de decisión y acción. Forma directivos que agregan valor a una organización sobre la base del fortalecimiento de las competencias profesionales y el liderazgo empresarial.

Te invitamos a conocer más sobre el Programa de Dirección General aquí.

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