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Autor:
Enrique Seminario Antúnez de Mayolo
Profesor de Gobierno de Personas del PAD - Escuela de Dirección de la Universidad de Piura
Existen diversas herramientas para diagnosticar organizaciones. Por ejemplo, el análisis FODA, la cadena de valor, las cuatro P de marketing, las cinco fuerzas de Porter, las siete S de McKinsey, etc. La mayor parte de ellas se centran en algunos aspectos relacionados con el negocio. Pocas intentan hacer un análisis sistémico y completo.
El octógono organizacional es una figura geométrica formada por 11 factores básicos de toda organización. Este esquema fue concebido por Juan Antonio Pérez López (1991), profesor de Teoría de Organización del IESE y ha sido desarrollado por Pablo Ferreiro y Manuel Alcázar, profesores del Programa de Liderazgo Directivo del PAD-Escuela de Dirección.
El octógono empresarial introduce en el análisis de una organización el conocimiento y el querer de las personas, convirtiéndose en un modelo de diagnóstico completo de la organización empresarial.
Se recomienda usar el octógono cuando se desee hacer un diagnóstico empresarial 360°, un diagnóstico general de una organización o de un departamento o sección; por ejemplo, al final de un periodo o cuando se quiere mirar el largo plazo. Es mejor hacerlo desde la alta dirección, pues será más fácil solucionar los problemas detectados.
El entorno externo está constituido por todos aquellos factores externos a la organización que pueden influir de manera importante en su actividad.
La estrategia viene definida como “las características de los productos/servicios, comparadas con los de la competencia, según influyen en la decisión de compra” (Alcázar, 2018).
Todos aquellos procesos formales que ayudan a que se cumpla la estrategia de la organización (cfr. Ferreiro, 2013).
La estructura formal se refiere al “diseño de una organización: el organigrama, las relaciones entre los puestos (jerarquías), los modos previstos de coordinar, los perfiles profesionales, etc.” (Alcázar, 2005).
El saber distintivo se refiere a aquello que los miembros de una organización saben hacer bien, de manera coordinada.
Se refiere a los “modos concretos de dirigir que ejercen los ejecutivos” (Ferreiro, 2013). Incluye las competencias directivas, en especial las referidas a la comunicación y participación en la toma de decisiones.
Se refiere a “las personas concretas con sus propias capacidades y perfil motivacional y la forma cómo se relacionan entre ellas” (Ferreiro, 2013).
Se refiere a la identificación del público objetivo y de los problemas que se le ayuda a solucionar.
Los valores son los principales criterios que tienen los directivos y partícipes de la organización al momento de actuar.
La misión interna se refiere a lo que la organización da a sus colaboradores, de manera que puedan cumplir la misión externa.
Se refiere a “los estados internos de los partícipes” de una organización (Pérez López, 1998).
Analizando cada casillero del octógono se puede llegar a un gran nivel de profundidad respecto a lo que ocurre en una organización. Pero, además, estos casilleros están relacionados horizontal y verticalmente. Y eso nos transmite información complementaria.
El primer tipo de relación viene constituido por los niveles, que se refieren a dimensiones estructurales de una organización.
La relación vertical tiene que ver con los públicos a los que se dirige la actividad de la organización (cfr. Ferreiro, 2013).
Se relaciona con los clientes, de la siguiente manera:
Cada casillero de la primera columna se relaciona con un problema del consumidor. La misión externa determina el tipo de problema que quiero ayudar a resolver. La estrategia nos muestra el producto o servicio que ayudará al consumidor o cliente a solucionar su problema. Finalmente, el saber distintivo surge como un aprendizaje, consecuencia del esfuerzo en el tiempo por desarrollar estrategias acertadas que cumplan la misión externa.
Se relaciona con los directivos. Todo ejecutivo en su trabajo de dirección se apoya en el sistema formal para ganar tiempo, pero siempre quedará una gran parte de su actividad en el espacio correspondiente al sistema espontáneo, donde entran en juego su estilo (sus competencias) y sus valores.
Se refiere a los trabajadores en general de una organización. Todo directivo debe preocuparse de que su equipo sepa con claridad lo que tiene que hacer (Estructura Formal), que las relaciones en el equipo sean colaborativas (Estructura Real) y que la organización satisfaga necesidades de sus trabajadores (Misión Interna).
El octógono nos irá mostrando diversos problemas o incongruencias por cada casillero, que podemos ir clasificando por niveles. Los problemas de primer nivel suelen ser los más urgentes de solucionar, mientras que los de tercer nivel son los más importantes. Seguidamente se deben establecer prioridades para ver qué problemas deben abordarse primero y cuáles después.
Cada problema debe tener una persona responsable. Cada persona responsable debe centrarse en sus problemas y no en los de otros. Es decir, debe orientar su trabajo hacia aquello en lo que puede impactar directamente.
La manera de abordar un problema tiene la siguiente secuencia:
Las siguientes preguntas son un punto de partida que pueden ayudar a revisar cada casillero del octógono:
Imaginemos la empresa Meditech. Se trata de una empresa familiar de primera generación, que distribuye máquinas de tecnología médica.
Hacer diagnósticos organizacionales requiere de un profundo entendimiento de las dinámicas que suceden dentro de la organización. Y eso es precisamente lo que los directivos pueden aprender en la Maestría en Gobierno de Organizaciones del PAD.
Este posgrado capacita a los directivos principalmente en tres aspectos:
A partir de lo aprendido, los directivos serán capaces de hacer buenos diagnósticos del estado de la organización con el fin de iniciar procesos de transformación exitosos.
Te invitamos a conocer más sobre la Maestría en Gobierno de Organizaciones aquí.
Bibliografía:
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