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Siete errores que el CEO debe evitar ante el directorio

26 de febrero 2021

Los directorios son excelentes herramientas, pero muchas veces no son utilizados bien por los directivos. Conoce las recomendaciones de un CEO para lograr que aporten valor en las organizaciones.

Autor:
PAD Escuela de Dirección

Jorge Olazábal, CEO de Gas Natural de Lima y Callao S.A. (Cálidda), con quince años de experiencia gerencial tanto en empresas familiares como en el sector corporativo, ofreció la charla titulada “El directorio y el CEO: balance de excelencia”, en el marco del CEO & Real Boards Program, desarrollado recientemente en el PAD-Escuela de Dirección.

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Para ilustrar su visión, Olazábal puso sobre la mesa un problema que considera muy extendido: muchos directores sienten que los directorios no les aportan valor. Ante esto, el ejecutivo mencionó siete errores que todo CEO debe evitar ante un directorio:


  1. Pensar que el directorio no aporta valor.
  2. Intentar liderar el directorio, cuando lo hace el presidente.
  3. Ocultar información relevante (¿cómo van a aconsejar si no conocen el negocio?).
  4. No llevar los temas debidamente preparados o responder con información no verificada.
  5. Esperar que el directorio le recuerde cumplir sus compromisos.
  6. Confrontar a los directores, cuando lo que debe hacer es discutir ideas.
  7. No respetar los tiempos ni la agenda. Los directorios no deben superar las tres horas… pero para los directores duran por lo menos 20 horas al mes.

El Directorio de Cálidda tiene una particularidad que podría volverlo muy complejo (cosa que no ocurre): tiene dos socios, uno del sector privado y otro del sector público. Así, Grupo Energía de Bogotá (60%), conformado por 18 empresas, pertenece a la Municipalidad de Bogotá, mientras que Promigas (40%) es una firma privada dueña de 17 compañías en diversos países, incluido el Perú.

Esto marca diferencias en las formas de pensar, en los procesos, los intereses (que a veces se oponen) y los tiempos en los que maduran sus ideas. Su directorio está conformado por ocho miembros titulares y seis suplentes, todos con un perfil profesional altísimo. A los directorios acuden todos, no solo los titulares.

Los directorios son excelentes herramientas, pero muchas veces no las utilizamos bien. En mi caso no sucede que se noten intereses contrapuestos entre sector público y privado, que los acuerdos no se den por falta de consenso, que no se llevan a cabo los acuerdos pactados, que haya discusiones interminables o que las aprobaciones no se den por falta de tiempo. Mis directorios duran un máximo de tres horas, más que eso no es productivo”, afirmó Olazábal.

Para él, los directores son sus consejeros. “Muchas veces, como CEO, estás solo y tienes tomar decisiones. Qué mejor que tener un espacio donde puedas intercambiar tus ideas, tus propuestas, tus proyectos relevantes con los mismos dueños de una compañía”.

dos directivos conversando en una sala de directorio

¿Cómo funcionan?

Durante su exposición, compartió un cuadro del libro Boards that Deliver, de Ram Charan, que ilustra los tres tipos de directorios que existen: ceremonial, liberado y progresista. El de Cálidda es progresista. Veamos por qué.

  • Sus directores pasan de ser un grupo a ser un equipo. Prevalece entre ellos el respeto mutuo y la confianza. Las decisiones se toman pensando en el beneficio de Cálidda y no en intereses propios.
  • La autoevaluación se incorpora como herramienta para la mejora continua. Permite identificar oportunidades que están pasando desapercibidas y seguir mejorando. En este caso, la realizan una vez al año (cualitativa y cuantitativa) y de este ejercicio surge un plan de trabajo.
  • La gerencia anticipa las necesidades del directorio. Olazábal está muy pendiente del lenguaje no verbal de los directores. Si nota dudas, pregunta. Y de ser el caso, incluye un punto adicional en la agenda del próximo directorio y comparte la información previamente.
  • Información relevante, anticipada, adecuada y digerible. Entregan la información exactamente una semana antes de cada directorio, para que todos estén empapados del tema y los aportes sean valiosos (el mayor trabajo de todo director se da fuera de las sesiones).
  • Los directores aprenden del negocio. En los comités, los especialistas revisan información técnica que no se desarrolla en el directorio (todo el tema financiero, por ejemplo). Entonces, lo que hace Olazábal es invitar a determinados directores, dependiendo del tema, a participar de reuniones más a fondo. “Me interesa que aprendan de mi negocio y, por eso, los involucro y los invito a que participen de estas sesiones”.
  • El directorio y el CEO establecen la agenda anual conjuntamente. Esta es trabajada por el CEO y su equipo y llevada al directorio para su aprobación.

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Consejos del experto

Cada sesión del Directorio de Cálidda, a la que Jorge Olazábal acude siempre con su equipo gerencial, se convoca oficialmente con cinco días de anticipación. El 70% de la agenda de trabajo está ya establecida (siguiendo el plan anual), mientras que el 30% restante son temas que surgen en la sesión. “Eso es lo que te ayuda a avanzar de forma programada y hace los directorios eficientes”.

Otro factor crucial es que los roles deben quedar claros y respetarse. Quien lidera el directorio no es el CEO, sino el presidente del directorio. “Yo tengo voz, pero no tengo voto. Yo propongo, los comités recomiendan y los directores aprueban y aconsejan”, señala Olazábal. 

El secretario, pieza fundamental, es quien registra, toma nota, hace seguimiento y es el soporte administrativo. Es determinante para el buen funcionamiento de un directorio. En su caso, el gerente legal es secretario del directorio y de todos los comités, y es quien canaliza todo el flujo de información.

ceo exponiendo en una reunion con el directorio

¿Hasta dónde llega el directorio?

“No se puede meter en la gestión misma de la organización, porque eso genera situaciones que no son sanas”, explica Olazábal. “El directorio es el órgano oficial para que los directores sepan todo lo que quieren saber de la empresa. Si quieren información la piden ahí, a mí o al secretario, pero a nadie más. Además de orden, se requiere un equilibrio en la cantidad de información que presentas: si presentas mucho se desvía el tema, y si presentas poco no te lo aprueban porque no lo entienden”.

Para evitarlo, recomienda socializar los temas a tratar en los directorios. Esto es: compartir información con aquellos directores que manejan el tema para evaluar su posición y buscar aliados.

Finalmente el ejecutivo comentó que el directorio es para cerrar temas, lo sustancial se ve fuera. Pero para ello hay que involucrarlo y alimentarlo con información valiosa.

 

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